COMMISSIONE SCIENTIFICA, Verbale II - Programmazione Evento Modena

RIUNIONE COMITATO SCIENTIFICO ENGIOI MODENA

Verbale II - 3.10.2011


Modena, Ore 14.30
Presenti: Bonomi, Caprio, Corona, Faggiano, Isidori, Mantovani, Occhi, Quarta, Santi, Vignozzi.
Segretario: Isidori

1. Resoconto mini-poster inviati: sono stati ricevuti 87 mini-poster entro la deadline prevista. Tutti esprimono soddisfazione per l’elevato numero di mini-poster ricevuti considerando il breve preavviso e la scelta di non posticipare la scadenza.

2. Analisi del piano finanziario per l’evento Engioi Modena
Disponibilità economica raccolta: 8000 SIE + 5000 Fondazione Modena + 1000 donazione Prostrakan + 3000 donazione Merck + 1500 donazione Lilly. Totale raccolto = 18500.
Daniele Santi illustri i preventivi per i costi dell’evento.
- Rimborso spese viaggio, (tetto max per il nord-centro: 100 euro; per il sud: 120 euro) = costi stimati sulla base di circa 7000 euro
Si ritiene utile lasciare libera la possibilità di iscrizione a coloro che non abbiano inviato il mini-poster. Si conviene per una quota di : 30 euro per gli under 40, e di 90 euro per gli over 40. La quota comprende l’iscrizione e la cena sociale, non include le spese di viaggio e di alloggio (la cui organizzazione logistica non sarà a carico dell’organizzazione). E’ necessario, tuttavia, che gli interessati a partecipare all’evento, che non abbiano inviato mini-poster, comunque si iscrivano inviando una email all’indirizzo [email protected] entro il 1 novembre.
- Alloggio: camere doppie già prenotate 37 + altre 3 camere singole per le autorità SIE (Ghigo, Persani e Peri). Totale costi alloggi: 5300 + altre 3 camere (200 euro) = 5500
- Si intente che le camere sono doppie e pertanto dovranno ospitare due dei partecipanti all’evento secondo accoppiamenti in modalità da definire.
- Stampa Programma e Manifesti: circa 500 euro.
- Vitto: per la cena sono stati stanziati circa 2000 euro + 500 per il costo della corriera che dalla sede porterà al ristorante.
- Non è stato ancora preventivato il coffe-break.
Spese complessive: 15500 senza il coffe-break (da far stimare).
Si decide di accantonare 1000 euro per i premi (verosimilmente da usare per donare 10 iscrizione SIE), e il restante per eventuali spese impreviste, coffe-break.

3. Norme generali per la stesura del programma
In relazione al numero di mini-poster inviati si decide di perseguire gli obiettivi stabiliti nella precedente riunione, e in particolare di dare a tutti la possibilità di presentare il proprio lavoro senza penalizzare la discussione. Pertanto si decide di optare per un’unica sessione plenaria con 6 comunicazioni scelte nelle 6 principali aree tematiche e di far presentare tutti gli altri mini-poster in blocchi da 3 sessioni simultanee. Le presentazioni in plenaria saranno di durata : 8 minuti + 7 ‘ di discussione; mentre le sessioni in parallelo saranno di 6 minuti + 4’ di discussione. I moderatori dovranno essere ferrei nel far rispettare i tempi.
Definizione dei moderatori: 11 moderatori (2 per la plenaria): un moderatore della commissione scientifica + un moderatore selezionato tra gli autori che hanno inviato i mini-poster migliori.
I componenti della commissione scientifica valuteranno anonimamente ogni mini-poster ricevuto, attribuendo un punteggio da 1 a 5 (5=migliore) per ciascuno degli 87 mini-poster. Ogni mini-poster pertanto riceverà 11 valutazioni, ad eccezione di quelli inviati dai componenti stessi che si asterranno dal giudicare i propri poster, o di quelli per cui i membri non ritengano di avere competenza specifica per la valutazione. Verrà fatta la media aritmetica dei punteggi ricevuti e i 3 mini-poster, per ciascuna delle 6 macro-aree, che avranno ricevuto il punteggio più alto saranno rivotati per selezionarne il primo (sessione plenaria) e il secondo (moderazione).
I punteggi ottenuti saranno tenuti in considerazione, insieme alla presentazione orale, per l’attribuzione dei premi che avverrà nella cerimonia di chiusura (dovrà essere valutato il tempo tecnico disponibile per stilare la valutazione dopo aver ascoltato tutti).

4. Definizione del Programma Preliminare - TIME TABLE:
(sostituito dal programma definitivo)

5. Definizione Ordine del Giorno dell’Assemblea
L’assemblea dovrà decidere se e come rinnovare il gruppo di lavoro che ha svolto la funzione di commissione scientifica per l’evento. Si ritiene che il gruppo di lavoro dovrebbe comprendere 10-12 persone.
1. Relazione sull’attività della svolta e delle iniziative programmate dal gruppo di lavoro.
2. Relazione SIE – Engioi (Peri).
3. Definizione del gruppo di lavoro: tre possibili opzioni:
a. Mantenimento del gruppo di lavoro fino a prossimo SIE (maggio 2013).
b. Rinnovo parziale con 3 nuovi ingressi: selezionati tra i candidati volontari sulla base dei criteri stabiliti dalla commissione giovane SIE.
c. Rinnovo totale della commissione scientifica.
4. Attività future.

6. Varie ed eventuali
Controllare che la mailing-list sia aggiornata periodicamente (responsabile Letizia).
Rapporti YARE: Carmelo ci relazionerà l’incontro che avrà luogo nella prossima settimana.

Alle ore 18.00 viene letto e approvato e la seduta è tolta.