RIUNIONE COMITATO SCIENTIFICO ENGIOI MODENAFirenze, 5 Luglio 2011
Presenti: Comitato ENGIOI: Linda Vignozzi, Giovanni Corona, Massimiliano Caprio, Daniele Santi, Carmelo Quarta, Gianluca Occhi, Giovanna Mantovani, Antongiulio Faggiano, Flavia Prodam, Andrea Isidori.
Commissione SIE: Manuela Simoni
Segretario riunione: Andrea Isidori . Inizio seduta 14.00
1. Rapporti Engioi-SIE: viene discussa la posizione di Engioi all’interno della SIE. La Simoni riferisce che la SIE difficilmente potrebbe accettare un ingresso gratuito, ma il Presidente Ghigo sta valutando se consentire un ingresso economicamente agevolato. Il Direttivo SIE ha deciso che il coordinatore rapporti Engioi-SIE sarà Peri (la Simoni passerà a Presiedere la commissione proposte innovative). Il Comitato unitariamente ritiene giusto che tutti quelli che fanno parte di Engioi siano iscritti alla SIE, anche come riconoscimento all’iniziativa Engioi, nata e supportata come iniziativa interna alla SIE, ritenendo però che non sia possibile rendere l’iscrizione SIE obbligatoria, ma solo auspicabile. L’Engioi cercherà proposte di mediazione, volte a ridurre la quota per gli under 35 e creare una nuova fascia un under 30 (Giovanni Corona si occuperà di seguire la questione con il Direttivo SIE). Viene anche proposto che Engioi possa “omaggiare” delle quote associative-SIE ai più meritevoli (su criteri meritocratici di punteggio ottenuti con i mini-poster nell’incontro “ENGIOI-Modena”). Si discute anche il fatto che ogni referente regionale Engioi dovrebbe far conoscere i vantaggi dell’iscrizione SIE (congresso nazionale, riviste, premi, borse di studio, ecc ecc) ; e si stima che ogni referente regionale potrebbe portare una decina di nuovi iscritti, con la “nuova” quota ridotta, entro un anno. La possibilità di portare nuove iscrizioni nella SIE, viene considerata un prova di vitalità di Engioi, e quindi raccomandata, anche per aumentare la visibilità a livello regionale e quindi per avere maggiore forza all’interno della SIE stessa. Si conviene che l’iscrizione a quota ridotta sarà comunque una “full” (con diritto di voto e con utilizzo di tutte le agevolazioni offerte dalla SIE) , con la sola esclusione della versione “print” delle riviste (solo accesso online).
2. Engioi-Modena: Viene deciso il titolo dell’evento: Engioi-Modena. Periodo previsto: 11-12 Novembre 2011: dal venerdì primo pomeriggio a sabato pomeriggio (1 notte). Sede: Comparto San Geminiano, Modena. Daniele Santi, che si occupa dell’organizzazione, descrive le possibilità logistiche della struttura in relazione a come si dovrebbe svolgere l’evento (Aule disponibili: 2 x 100 persone + 1 x 88 persone + 3 x 50 persone). Si conviene che l’iscrizione sia fatta contestualmente alla submission di un abstract a primo nome (il primo-nome = automaticamente iscritto). La deadline proposta per la submssion abstract: 15 settembre.
3. Finalità dell’evento Engioi-Modena: la finalità dell’iniziativa è “conoscersi meglio”. Modalità migliore: work-in-progress. Per questo motivo si suggerisce che l’incontro ENGIOI (rappresenta una tantum) e che gli eventi successivi potranno seguire modalità diverse (vedi punto 16).
4. Struttura congressuale: si discute sulla possibilità di invitare personalità: si esclude la partecipazione di stranieri, si ritiene corretto invitare soltanto il Presidente SIE e la Commissione Proposte Innovative (l’invito sarà di partecipazione, senza letture o altro, autofinanziato). L’organizzazione prevederà sessioni plenarie e sessioni in parallelo. In numero di aule consente anche 4 sessioni in parallelo, pertanto in uno slot da 3 ore (venerdì pomeriggio o sabato mattina) si potranno fare 12 ore di presentazioni. Si suggerisce di dividere il tempo disponibile in 50% di presentazioni e 50% di tavole rotonde. Nello specifico si vuole destinare il 50% del tempo dedicato alla discussione in forma di "tavole rotonde a temi" piuttosto che alla discussione sulle singole presentazioni orali. Esempio….
a. Venerdì ore 14-16: golden comunications in plenaria.
b. Venerdì ore 16-18: parallela1 () parallela2 ()
c. Venerdì ore 18-20: Tavola Rotonda 1 () Tavola Rotonda 2 ()
5. Selezione delle comunicazioni orali: ove possibile si vuole dare a tutti l’opportunità di presentare e discutere i dati o le proposte. Tuttavia in caso di ricevimento di un numero elevato di comunicazioni, la commissione farà una selezione per non penalizzare la possibilità di discussione dei dati. Viene specificatamente fatto divieto per il primo-autore (autore presentate) di inviare più di un abstract. Si auspica che aspetti diversi della stessa ricerca siano presentati nella stessa comunicazione. Se un gruppo ha più linee di ricerca che vuole presentare, lo farà con “primi-autori-presentanti” diversi (sempre < 40).
6. Costi: l’organizzazione locale garantirà: iscrizione gratuita (subordinata ad abstract primo nome), e + rimborso delle spese di viaggio (entro un limite che verrà stabilito sulla base della disponibilità finanziaria, e solo per biglietti di 2 classe, tariffa base) + spese di pernottamento. Il rimborso viaggio sarà garantito solo ai primi 100 abstract inviati (in ordine di data e ora ricezione email).
7. Modalità submission: l’invio abstract consisterà in una email con ricevuta di ritorno. [viene scartata la possibilità di e-submission per la complessità]. Incaricato della generazione casella email è Gianluca Occhi. L’email generata è la seguente:
[email protected]8. L’OGGETTO dell’invio sarà direttamente il MINI-POSTER (foglio A4 su cui inserire grafici o altro, modalità di formattazione comune, da definire nella lettera di presentazione si cui si occuperà Linda Vignozzi, e da trasformare già in pdf (andrà inviato il pdf, per ragioni di velocità invio, formattazione e sicurezza informatica). La commissione specifica che dovrà essere inviato lo stesso miniposter che sarà presentato e che poi verranno raccolti in un volume (cartaceo o elettronico) che rappresenteranno gli atti del congresso. Il volume sarà reso disponibile nei giorni immediatamente precedenti al congresso in modo che tutti i partecipanti abbiano già un’idea di quali saranno gli argomenti trattati.
9. La lingua di submission del MINI_POSTER è l’inglese. La lingua di presentazione orale è italiano.
10. Definizione del form di SUBMISSION. Il format di presentazione comprenderà due colonne, una per distretto (tipo abs SIE), e l’altra per tipologia di ricerca secondo i topic sotto riportati: … “Saranno abstract ammissibili e discussi in apposite sessioni”:
a. Proposte di trials clinici (multicentrici in fase di recupero centri).
b. Dati preliminari di studi clinici in corso (e farmaci non registrati).
c. Dati preliminari di ricerca pre-clinica.
d. Negative data / Bin data / Data in the drawer
e. Dati in contrasto con la letteratura.
f. Nuove tecnologie e brevetti.
g. Revolutionary data.
h. Altro…………………………………….
incaricato della generazione del form è Andrea Isidori.
11. PREPARAZIONE DELLA LETTERA DI PRESENTAZIONE DELL’EVENTO. Lettera in cui si segnaleranno le peculiarità dell’evento (sessioni innovative, ampia discussione, tipologia in progress, preliminary, ecc ecc) le modalità di invio, la scadenza, la necessità di inviare direttamente il MINI-POSTER ecc ecc. Incaricata della stesura è Linda Vignozzi.
12. Si prevede anche l’assemblea generale la sera del primo giorno (venerdì). Dovrà essere preventivamente definito l’ordine del giorno (incaricata Giovanna Mantovani).
13. Reclutamento fondi: ogni membro, si dovrà occupare di racimolare qualcosa. Verrà data una lettera che indica la modalità di trasferimento dei fondi verso la SIE. La Simoni dovrà studiare insieme a Fabbri le modalità burocratiche su come operare i rimborsi. Ognuno si farà carico di trovare qualche azienda su cui operare (scadenza reclutamento fondi entro fine Luglio). Massimiliano Caprio e Giovanni Corona si rendono disponibili per i primi contatti.
14. TITOLO DELL’EVENTO: Engioi Modena.
15. Contatti YARE: Carmelo Quarta prenderà contatti per organizzare una riunione tra Engioi e YARE al Congresso ICE 2012 (incontro tra la commissione scientifica nostra e loro). Carmelo Quarta presenta anche l’iniziativa YIU – Young Investigators United.
16. Eventi futuri: all’assemblea di Modena si proporrà di lavorare nella direzione in cui vi possano identificare spazi dedicati all’ENGIOI in altri eventi della SIE o società sorelle. Antongiulio Faggiano si occuperà di portare elenco congressi affiliati SIE per la riunione di Settembre in modo da poter presentare proposte all’assemblea di Modena.
17. Bandi e finanziamenti: Flavia Prodam e Massimiliano Caprio si occuperanno di fare una lista dei futuri bandi di ricerca e di organizzare il tavolo di lavoro finanziamenti.
18. Commissione Proposte Innovative: La Prof Simoni chiede al Comitato Scientifico la disponibilità a partecipare alla Commissione Proposte Innovative, previa approvazione Direttivo SIE. I vari membri si rendono disponibili, specificando che il ruolo di rappresentanza per Engioi, è in questo momento dettata dall’urgenza della richiesta e limitata all’evento di Modena, premettendo che l’eventuale prosecuzione sarà discussa in assemblea generale.
Alle ore 18.00, dopo lettura della bozza del verbale, la seduta viene conclusa.
Engioi!
